Dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu

Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu của Pivina đã và đang tạo được niềm tin với các khách hàng lớn như:  Canon, Honda, An Sơn, FPT, Vietjet Air,... Pivina luôn cố gắng, nỗ lực hết mình nhằm mang đến những dịch vụ hoàn hỏa phục vụ nhu cầu của khách hàng. 

Nếu bạn đang có nhu cầu thuê kho lưu trữ tài liệu, an toàn- uy tín thì Pivina là đối tác bạn có thể an tâm và tin tưởng. Hiện nay, Pivina với thị trường rộp khắp cả nước bạn có thể thỏa sức nói với chúng tôi những yêu cầu bạn mong muốn.

Với dịch vụ cho thuê kho lưu trữ  tài liệu của Pivina, sản phẩm của bạn chắc chắn sẽ được sắp xếp một cách khoa học, thông minh và tuyệt đối an toàn. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ đáp ứng nhu cầu mong mỏi của bạn, đảm bảo hồ sơ, tài liệu an toàn nguyên vẹn.

Trên đây là một số thông tin cần thiết về dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu của chúng tôi. Hãy liên hệ ngay với Pivina để được tư vấn tận tình và nhận được những dịch vụ ưu đãi tốt nhất.

- Hệ thống kho lưu trữ tài liệu rộng rãi thoáng mát.

- Áp dụng công nghệ tiên tiến, ứng dụng tin học hiện đại vào hệ thống kho lưu trữ tài liệu đạt tiêu chuẩn trong nước và quốc tế.

- Có hệ thống quản lý tài liệu bằng hệ thống mã vạch hiện đại và phần mềm chuyên dụng về quản lý kho tài liệu.

- Nhân viên được đào tạo bài bản trong việc tổ chức và quản lý tài liệu một cách chuyên nghiệp, đảm bảo bảo mật thông tin.

- Đặc biệt về mặt an ninh công ty luôn có bảo vệ chuyên nghiệp 24/24.

- Để đảm bảo lưu trữ tài liệu, hồ sơ. Nên chọn đơn vị có đầu tư hệ thống phòng cháy đạt tiêu chuẩn an toàn nhất.

- Giá thành cho thuê kho lưu trữ tài liệu luôn luôn phù hợp với mọi khách hàng.

- Yếu tố uy tín - chất lượng luôn đặt lên hàng đầu, bạn có thể yên tâm và tin tưởng.

Đối với vấn đề về chi phí cho thuê kho dữ liệu khó có thể đưa ra mức giá cụ thể, bởi đối với mỗi nhu cầu thuê kho lưu trữ tài liệu là khác nhau. Tuy nhiên, mức chi phí thường phụ thuộc vào một số yếu tố sau đây:

+ Lượng hồ sơ, tài liệu bạn cần lưu trữ: Đối với những loại hồ sơ, tài liệu đa dạng thì sẽ cần thiết phải phân loại kỹ càng để quản lý hồ sơ.

+ Diện tích phòng bạn thuê lưu trữ tài liệu: Nếu số lượng tài liệu lớn, bạn cần thuê kho lưu trữ với diện tích rộng hơn thì mức chi phí cũng sẽ cao hơn.

+ Những cơ sở vật chất khác: Trong phòng lưu trữ, nếu yêu cầu của khách hàng cần những thiết bị nhiều hơn, đa dạng như: camera,….thì chi phí theo đó cũng tăng hơn.

+ Nơi bạn thuê dịch vụ kho lưu trữ tài liệu: Hiện nay, có nhiều công ty cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ, nếu bạn chọn địa chỉ công ty uy tín thì mức giá theo đó cũng sẽ phù hợp hơn.

Yếu tố tác động tới giá thuê kho?

Ngoài một số yếu tố chính ảnh hưởng tới chi phí thuê kho cụ thể, bạn có thể tham khảo thêm một số nguyên nhân tác động tới con số thuê kho lưu trữ như:

- Lưu trữ hàng hóa đặc thù: Với những hàng hóa phổ biến thì giá thuê có thể sẽ mềm hơn rất nhiều so với hàng hóa đặc thù. Theo kinh nghiệm cho thuê kho lưu trữ tại Pivina, hàng hóa đặc thù được hiểu là các mặt hàng có cấu tạo, hình dáng, đặc điểm khác biệt, đòi hỏi quy trình, điều kiện lưu trữ khác biệt so với các mặt hàng khác. Ví dụ như hóa chất cần vị trí thông thoáng, đồ vật có giá trị cần kiểm tra thường xuyên...

- Lưu kho mát: Với hàng thực phẩm, thiết bị y tế, dược phẩm, mỹ phẩm,… cần nhiệt độ mát trong kho kín có máy lạnh,….Do đó chi phí thuê kho mát sẽ cao hơn so với kho lưu trữ nhiệt độ phòng.

- Địa điểm kho lưu trữ: Giá bất động sản tại khu vực đặt kho sẽ ảnh hưởng mạnh mẽ đến mức giá thuê kho. Cụ thể, với các kho ở gần trung tâm (Kho quận 7, quận 4, Tân Phú, Tân Bình,…) sẽ có phí lưu trữ cao hơn so với kho quận huyện ngoại thành hoặc các thành phố lân cận (Nhà Bè, Bình Chánh, Bình Dương, Long An,…).

- Vị trí lưu trữ trong kho: Điều này nghe qua có vẻ hơi buồn cười, nhưng thực tế lại đúng như vậy. Cũng giống như việc chọn chỗ xem phim hay chọn ghế gần lối đi, cửa thoát hiểm vậy, vị trí quan trọng sẽ có thể có đôi chút khác biệt về giá. Kho hàng cũng thế, trong kho sẽ có các vị trí “đẹp” như gần lối đi, ô kệ thấp và những nơi khó lấy hàng hơn như ô kệ ở vị trí cao, tầng lầu,…Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn mà chi phí cũng sẽ khác nhau.

Ngoài ra, nếu hàng hóa của bạn yêu cầu được bảo hiểm và quản lý đặc biệt, phí lưu sẽ cao hơn. Khối lượng hàng hóa đôi khi cũng sẽ ảnh hưởng tới phí lưu kho. Theo đó hàng càng nặng phí lưu sẽ càng cao.

Cuối cùng, nếu bạn thuê kho dài hạn hoặc là khách hàng lâu năm, rất có thể nhà cung cấp sẽ đưa ra mức giá thuê kho tốt. Bởi trong bất cứ ngành nghề kinh doanh nào, khách hàng dài hạn luôn được ưu tiên. Với khách hàng ngắn hạn, đơn vị kinh doanh sẽ mất thời gian tìm nguồn hàng để thế vào vị trí trống.

Thay vì dăm ba tháng đổi một khách, họ sẽ có những chính sách đặc biệt đối với khách hàng quen, ký hợp đồng dài hạn.

Để đáp ứng nhu cầu thuê kho lưu trữ tài liệu, hàng hóa của cá nhân và các doanh nghiệp tại Hà nội, Pivina tự tin cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu uy tín với hệ thống kho lưu trữ số lượng lớn. Chúng tôi sở hữu hệ thống kho lưu đạt tiêu chuẩn chất lượng cùng quy trình phân loại, quản lý hàng hóa, tài liệu khoa học. Khách hàng sử dụng dịch vụ lưu kho tạm thời hoặc dài hạn của Pivina hoàn toàn có thể yên tâm rằng tài sản của mình sẽ được bảo quản an toàn nhất cùng với chi phí lưu kho tiết kiệm nhất.

Với sự đa dạng cả về kho bãi cùng các dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu, cho thuê kho mát, cho thuê kho lưu trữ hàng hóa, Pivina tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu uy tín tại Tp.HCM. Khi có nhu cầu tìm hiểu hoặc sử dụng dịch vụ, bạn có thể liên hệ liên hệ hotline 1800 0017 hoặc truy cập website https://pivina.vn để được tư vấn chi tiết nhất.

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp, công ty thuê kho lưu trữ tài liệu mục đích bảo quản tài liệu gốc qua các năm mà không bị hỏng hóc, mà còn:

- Tận dụng tối đa không gian làm việc: Đối với những thành phố lớn thì địa điểm làm việc càng trở nên quan trọng, và việc thuê kho lưu trữ tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp có thể có không gian làm việc thoải mái.

- An toàn cao: Tại những nơi cho thuê kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ thường được giám sát một cách nghiêm ngặt, vì vậy bạn có thể an tâm. Thêm vào đó, nhờ có ký kết hợp đồng nên bạn sẽ được đảm bảo quyền lợi bằng các ràng buộc trách nhiệm khi không may xảy ra sự cố.

- Bảo mật cao: Các nhân viên quản lý hồ sơ tài liệu được đào tạo bài bản nhằm bảo mật thông tin hồ sơ. Các đơn vị lưu trữ sẽ có cách lưu trữ hồ sơ cho bạn một cách khoa học nhất. Bạn sẽ dễ dàng kiểm soát và quản lý. Biết được chính xác giấy tờ ở đâu và có thể lấy được hồ sơ cần thiết ngay. Bạn cũng sẽ được hỗ trợ báo cáo xuất nhập tồn về số lượng hồ sơ đang lưu trữ. Nắm được tình hình tốt hơn.

- Được trang bị các thiết bị hiện đại: Các hệ thống, thiết bị như: hút ẩm móc, camera,…

- Tiết kiệm thời gian, nhân lực: Với dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu này, doanh nghiệp không cần phải bố trí nhân lực để quản lý hồ sơ… Bên cạnh đó, khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ, bạn sẽ cắt giảm được gánh nặng trong vấn đề vận chuyển, kiểm kê, bảo quản, trông chừng và trích xuất hồ sơ từng chút một. Nhờ tiết kiệm được lượng thời gian khổng lồ, doanh nghiệp có thể tập trung vào chiến lược kinh doanh, phục vụ khách hàng tốt hơn.

Hồ sơ quá nhiều có ảnh hưởng tới doanh nghiệp không?

Doanh nghiệp càng lớn thì lượng hồ sơ, chứng từ sẽ càng nhiều. Nếu không có cách xử lý đúng đắn và phù hợp dễ dẫn đến những khó khăn trong quá trình điều hành, hoạt động. Thời hạn lưu trữ hồ sơ chứng từ tối thiểu là 5 - 10 năm hoặc thậm chí là vĩnh viễn. Với thời gian kéo dài như thế sẽ gây ra nhiều rắc rối nếu càng ngày số lượng hồ sơ của doanh nghiệp bạn càng dày lên, cụ thể:

- Không gian văn phòng trở nên chật hẹp, bừa bộn và mất thẩm mỹ.

- Chất lượng công việc giảm do môi trường hạn chế, không thoải mái.

- Muốn an toàn phải vệ sinh thường xuyên, tốn thời gian và nhân lực.

- Kiểm soát không tốt có khả năng làm tài liệu bị ướt, phát sinh mối, côn trùng.

- Khi cần tìm kiếm hồ sơ cần phải lục lại ở nhiều nơi mất thời gian.

Những hạn chế đó khiến việc cân nhắc và tìm kiếm nơi lưu trữ hồ sơ trở nên cấp thiết. Sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu là lựa chọn được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng, mang lại hiệu quả cao.

Đối với các loại hồ sơ cực kỳ quan trọng cần bảo quản đặc biệt hoặc giấy tờ, chứng từ trong năm thường xuyên sử dụng, bạn có thể tìm các khoảng không ở văn phòng và lưu trữ tại đấy.

Tuy nhiên đối với các loại hồ sơ của nhiều năm trước ít khi dùng đến, hãy liên hệ với dịch vụ lưu trữ hồ sơ để được hỗ trợ. Đây là một quyết định thông minh của nhà quản lý, bởi bạn sẽ giải quyết được các rắc rối trên và nhận được rất nhiều lợi ích.

Pivina - đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu uy tín

Pivina hiện là một trong các đơn vị hàng đầu trên thị trường về cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu uy tín. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê kho, cùng sự đầu tư hệ thống kho quy mô, hiện đại, Pivina đã và đang là sự lựa chọn ưu tiên của nhiều khách hàng cá nhân, doanh nghiệp khi có nhu cầu thuê kho lưu trữ.

Sử dụng dịch vụ lưu kho tại Pivina mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cá nhân giải quyết nhu cầu thiếu mặt bằng để lưu trữ hàng hoá. Pivina tự hào cung cấp:

- Địa điểm kho lưu trữ rộng rãi, thoáng mát và sạch sẽ. Diện tích hàng nghìn m2, nằm tại các vị trí trọng yếu của thành phố, đáp ứng nhu cầu di chuyển nhanh nhất cho Quý khách hàng, thuận lợi đối với việc lưu giữ và phân phối hàng hoá.

- Kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng của chúng tôi được bố trí bảo vệ nghiêm ngặt, có trang bị camera theo dõi giám sát 24/24.

- Được lắp đặt hệ thống báo khói, báo cháy hiện đại nhất, bất kỳ một tình huống bất thường nào cũng sẽ được kiểm soát ngay tức thì.

- Có chế độ diệt côn trùng định kỳ, tài liệu sau khi gửi đảm bảo có thể lưu trữ trong thời gian dài lên tới 20 năm.

- Mỗi thùng đựng tài liệu gửi đều được dán mã vạch và quản lý trên hệ thống, đồng thời được niêm phong, có chữ ký của người có thẩm quyền bên thuê dịch vụ và chỉ họ mới được phép tiếp cận.

Với tất cả thông tin cần và đủ như trên, Pivina tự tin là đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu uy tín nhất hiện nay. Còn chần chờ gì nữa, nếu đang có nhu cầu thuê hoặc tìm hiểu về dịch vụ, vui lòng truy cập website https://pivina.vn hoặc liên hệ hotline 1800 0017 để được giải đáp sớm nhất.

Đây là thắc mắc của khá nhiều đơn vị, doanh nghiệp,…khi chưa biết chọn nơi uy tín gửi gắm niềm tin. Bởi, những lợi ích của thuê kho lưu trữ tài liệu nêu trên không phải đơn vị cho thuê nào cũng có thể thực hiện tốt.

Với tiêu chí đáp ứng nhu cầu mong mỏi của quý khách hàng, Pivina cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu uy tín, chất lượng mà bạn hoàn toàn có thể đặt niềm tin.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cho thuê kho xưởng. Nhưng để tìm thuê được kho hàng uy tín chất lượng, giá hợp lý mà phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp lại không hề dễ. Vậy làm sao mới có thể nhanh chóng tìm được nhà kho an toàn uy tín? Nhà kho thế nào mới phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và tối ưu chi phí?

Pivina sẽ hướng dẫn bạn một số kinh nghiệm thuê kho để có thể tìm thuê được nhà kho tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

Tìm kiếm những đơn vị cho thuê kho

Bước đầu tiên của kinh nghiệm thuê kho, đó là tìm ra một danh sách các đơn vị cho thuê kho ngẫu nhiên trước khi sàng lọc lại. Con số lý tưởng là khoảng 5-7 đơn vị. Có nhiều cách như sau:

Hỏi thử ý kiến của bạn bè, người thân. Nếu họ đã sử dụng dịch vụ cho thuê kho và tin tưởng giới thiệu cho bạn, chắc chắn là đáng tin cậy. Trường hợp họ phàn nàn về nhà kho đã hoặc đang thuê, bạn cần cân nhắc. Để thông tin được lan truyền tốt hơn, hãy thử đăng bài trên các trang mạng xã hội như facebook, zalo để nhận được nhiều lời khuyên.

Hãy tận dụng công nghệ trong việc tìm kiếm nhà kho. Bạn có thể tìm kiếm trên Google với các từ khóa như “dịch vụ cho thuê kho”, “thuê kho lưu trữ tài liệu uy tín”. Lúc này bạn sẽ nhận được rất nhiều kết quả trả về. Lời khuyên là nên chọn các kho hàng có địa chỉ rõ ràng, tên thương hiệu,…để tránh gặp phải trung gian sẽ bị đội giá lên cao.

Tham khảo sơ lược các website xem họ cung cấp nhà kho ở đâu, có những dịch vụ nào, có phù hợp với nhu cầu của bạn không? Sẽ tuyệt vời hơn nếu họ có sẵn bảng giá cho thuê kho để bạn so sánh.

Chuẩn bị trước khi liên hệ

Sau khi đã có danh sách các kho hàng cùng hotline để liên hệ. Bạn đừng vội vàng gọi ngay mà cần chuẩn bị chu đáo các câu hỏi sẽ đặt ra với tổng đài viên. Điều này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân, vừa giúp bạn nhận được đầy đủ thông tin và các thắc mắc được giải đáp cụ thể.

Liên hệ tư vấn và lọc thông tin

Tại bước này, bạn sẽ liên hệ với từng đơn vị cho thuê kho để trao đổi cụ thể với họ, căn cứ vào các câu hỏi đã soạn trước. Ghi chép lại đầy đủ thông tin để dễ so sánh cụ thể. Bạn nên lập 1 bảng so sánh kiểu CÓ - KHÔNG giữa các đơn vị để khi xem lại sẽ có cái nhìn tổng quan.

Với những thông tin có được sau khi liên hệ tư vấn. Cần loại bỏ những kho hàng không đáp ứng được nhu cầu và có vị trí quá xa với địa điểm bạn mong muốn. Những nơi báo giá quá cao hoặc có dấu hiệu không đáng tin cậy cũng cần gạt khỏi danh sách.

Tham quan kho và lọc thông tin

Đây là bước cực kỳ quan trọng trong kinh nghiệm thuê kho, bởi trăm nghe không bằng mắt thấy. Nhà kho, dịch vụ có thể được giới thiệu rất đẹp rất tốt nhưng bạn chỉ có thể đánh giá khi trực tiếp đến tham quan. Hãy bắt đầu với đơn vị bạn cảm thấy ưng ý nhất, rồi lần lượt là những nhà kho tạm ổn.

Lưu ý xem đường vào kho có thông thoáng không, có bị cấm tải không. Bên cạnh đó hỏi thử người dân xung quanh về tình hình ngập nước trong khu vực khi mưa lớn hay triều cường.

Với danh sách những đơn vị cho thuê kho còn lại, bạn tiến hành so sánh, đánh giá kỹ lưỡng và chọn ra nơi phù hợp nhất!

Những yếu tố bạn cần xem xét trước khi đưa ra quyết định thuê kho hàng:

- Khoảng cách từ kho tới doanh nghiệp của bạn cũng như các địa điểm giao hàng.

- Kho có kiên cố, sạch sẽ và đầy đủ hệ thống PCCC, an ninh không?

- Mức độ hợp lý của phí thuê kho cũng như các chi phí liên quan. Có đảm bảo được lợi nhuận cho doanh nghiệp?

- Thái độ phục vụ của nhân viên có chuyên nghiệp, lễ phép, lịch sự không? (đội ngũ tư vấn viên, thủ kho và nhân viên kho,…)

Xem các điều khoản và ký hợp đồng

Hợp đồng thuê kho sẽ là yếu tố pháp lý đảm bảo quyền lợi của bạn trong suốt quá trình thuê kho. Vậy nên kinh nghiệm thuê kho là hãy trao đổi thật kỹ với đơn vị cho thuê kho để làm rõ các vấn đề sau trước khi ký hợp đồng như:

- Chi phí thuê kho và các chi phí dịch vụ đi kèm, phát sinh (nếu có).

- Trách nhiệm của đơn vị cho thuê đối với hàng hóa của bạn.

- Thuê kho dài hạn: Nếu bạn hướng đến thuê kho lâu dài thì nên đề cập tới biên độ tăng giá hàng năm. Đề phòng trường hợp giá nhảy vọt khi thị trường bất động sản biến động. Thông thường 2 năm đầu cố định, từ năm thứ 3 biên độ dao động từ 5-20% tùy thỏa thuận.

- Quy định về tiền đặt cọc: Mức đặt cọc có thể từ 1 - 3 tháng hoặc hơn, tùy thuộc vào lượng hàng là bao nhiêu và thời hạn thuê kho bao lâu. Đây là khoản tiền đảm bảo trách nhiệm của hai bên trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Bạn cần lưu ý về cách giải quyết tiền đặt cọc trong tình huống ngừng thuê kho trước thời hạn.

- Chính sách đền bù: Hư hại, mất mát hàng hóa trong khi lưu trữ là điều không ai mong muốn. Nhưng trong hợp đồng vẫn nên có điều khoản quy định chính sách đền bù để đảm bảo quyền lợi cho bạn.

Hi vọng một số thông tin cơ bản về việc tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu uy tín trên đây sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được một đơn vị ưng ý và phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ thuê kho lưu trữ hàng hóa, vui lòng liên hệ với Pivina nhé..

Bảng giá thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu là vấn đề mà rất nhiều khách hàng quan tâm khi quyết định lựa chọn dịch vụ. Tại Pivina sẽ không có mức báo giá cụ thể chung nào cả, mà sau khi khách hàng lựa chọn, qua khảo sát thực tế, khối lượng công việc và các vấn đề liên quan khác mới có chi phí chính xác để thảo luận.

Tuy nhiên, quý khách hàng không cần quá lo lắng về chi phí dịch vụ bởi phương châm của Pivina là mang đến dịch vụ tốt nhất cùng mức giá cạnh tranh với thị trường, đưa lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.

Bảng giá thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu tuỳ vào số lượng tài liệu của Quý khách, chi phí lưu trữ tài liệu được tính theo thùng hồ sơ, thùng hồ sơ này có kích thước chuẩn do Pivina cung cấp. Quý khách vui lòng liên hệ hotline 18000017 để được tư vấn chính xác.

Tại sao doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu

Tất cả các cơ quan, doanh nghiệp đều phải có bộ phận lưu trữ hồ sơ tài liệu, việc này ảnh hưởng đến tương lai, giúp bạn phòng trừ được những rủi ro bất ngờ. Bởi giấy tờ, hồ sơ tài liệu là bằng chứng chứng minh cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, là dự báo tương lai, định hướng phát triển của doanh nghiệp.

- Căn cứ các tư liệu lưu trữ đã được tập hợp, thống kê từ quá khứ đến hiện tại, bạn sẽ dễ dàng biết được doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp mình.

Đây được xem là những con số tài chính quan trọng và hết sức giá trị. Và bạn sẽ đánh giá được hiệu quả hoạt động kinh doanh trong những năm vừa qua là tốt hay kém.

- Bên cạnh đó, từ công tác lưu trữ hồ sơ, nhờ những số liệu được thu thập trước đó, bạn có thể dễ dàng phân tích, dự báo được những con số tương lai.

Để từ đó, bộ phận quản lý đưa ra được những kế hoạch sản xuất, chiến lược kinh doanh phát triển doanh nghiệp sao cho phù hợp với tình hình thực tại, cũng như hợp xu hướng thời đại.

- Khi cần thông tin để xử lý dữ liệu, nếu chẳng may, bạn không lưu giữ hồ sơ trước đó hoặc những tư liệu quan trọng thì thời gian để bạn có kết quả báo cáo với ban quản lý sẽ khá lâu. Không những vậy, yếu tố thời gian và chất lượng sẽ kéo theo hiệu quả làm việc của bạn bị giảm sút. Nên việc lưu trữ hồ sơ là việc vô cùng cấp thiết.

- Trong khi đó, theo định kỳ các cơ quan thuế, bộ phận thanh tra và kiểm toán kiểm tra hoạt động, sự minh bạch của doanh nghiệp hoặc đột xuất, bắt buộc bạn phải luôn có sẵn tài liệu để chứng minh. Số liệu, tư liệu đã có, bạn dễ dàng giải thích với các cơ quan điều tra trong những sự vụ, đặc biệt là các sự vụ mang tính rủi ro.

Trên thực tế, có nhiều lý do để các công ty tránh né việc xóa bỏ, tiêu hủy giấy tờ, dữ liệu mặc dù không còn cần chúng nữa. Đây cũng là một cách phòng trừ rủi ro nhầm lẫn trong lúc tiêu hủy có thể làm mất đi những dữ liệu quan trọng hoặc có giá trị. Do đó, cứ giữ chúng vì có thể tương lai sẽ cần đến. Hoặc không biết được giấy tờ nào có thể hủy hay không thể hủy, đòi hỏi doanh nghiệp phải có một cách quản lý giấy tờ tốt hơn.

Có một quan niệm rằng giữ càng nhiều dữ liệu, giấy tờ thì càng ít thứ bị mất đi; Giữ tất cả các mảnh ghép dữ liệu để đảm bảo thống nhất thông tin; Có một số người lại nghĩ giữ thông tin càng lâu thì thông tin đó ngày càng tăng giá trị, như là cổ phiếu hoặc tiền tệ cổ vậy.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu

Xuất phát từ những lý do trên, hiểu được tầm quan trọng của các loại hồ sơ giấy tờ mà các doanh nghiệp tìm tới dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu. Khi sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu bạn sẽ:

- Giải phóng không gian làm việc: Tất cả giấy tờ được đóng thành thùng và chuyển đến kho lưu trữ. Không gian văn phòng trở nên thoáng đãng, gọn gàng, năng động hơn. Góp phần giúp nhân viên tăng cường sự tập trung, làm việc hiệu quả.

- Tiết kiệm ngân sách, thời gian và nhân lực: Bạn không cần tốn một khoản ngân sách khổng lồ để đầu tư xây dựng kho riêng chứa tài liệu. Hay mua trang thiết bị kho, thuê người vệ sinh, quản lý riêng,…bởi chi phí kho lưu đã được tính trọn gói.

Bên cạnh đó, khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ, bạn sẽ cắt giảm được gánh nặng trong vấn đề vận chuyển, kiểm kê, bảo quản, trông chừng và trích xuất hồ sơ từng chút một. Nhờ tiết kiệm được lượng thời gian khổng lồ, doanh nghiệp có thể tập trung vào chiến lược kinh doanh, phục vụ khách hàng tốt hơn.

- Quản lý hiệu quả hơn: Các đơn vị lưu trữ sẽ có cách lưu trữ hồ sơ cho bạn một cách khoa học nhất. Bạn sẽ dễ dàng kiểm soát và quản lý. Biết được chính xác giấy tờ ở đâu và có thể lấy được hồ sơ cần thiết ngay. Bạn cũng sẽ được hỗ trợ báo cáo xuất nhập tồn về số lượng hồ sơ đang lưu trữ. Nắm được tình hình tốt hơn.

- Hồ sơ được bảo vệ an toàn: Với đặc thù lưu trữ hồ sơ nên các kho thường sẽ được xịt khử mối và côn trùng định kỳ. Đáp ứng được các tiêu chuẩn về độ ẩm, phòng cháy chữa cháy, camera và bảo vệ. Các tài liệu quan trọng của bạn được bảo vệ an toàn khỏi các yếu tố ngoại vi.

Thêm vào đó, nhờ có ký kết hợp đồng nên bạn sẽ được đảm bảo quyền lợi bằng các ràng buộc trách nhiệm khi không may xảy ra sự cố.

Đối với doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ, thường mọi người hay đặt câu hỏi về cách tính chi phí lưu kho phổ biến như thế nào? và có những hình thức lưu kho ra sao?

Hình thức dịch vụ lưu kho tính đến thời điểm hiện tại thì cũng đã trở thành một trong những giải pháp không còn quá xa lạ gì đối với các doanh nghiệp đang hoạt động. Bởi khi sử dụng dịch vụ này, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể lưu trữ hàng hóa của mình nhanh chóng, nhưng vẫn đảm bảo tiết kiệm được nguồn ngân sách cần thiết.

Nếu bạn đang tìm hiểu về cách tính chi phí lưu kho theo thùng hay m2, Pivina sẽ giải đáp đến bạn một số thông tin cơ bản nhất. Mong bạn sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về dịch vụ lưu kho tại Pivina.

Tính phí lưu kho theo pallet

Lưu kho theo pallet phù hợp với các loại hàng có kích thước đồng bộ. Mặt hàng lưu theo kiện hàng cố định, không xuất hàng nhỏ lẻ. Theo đó, khách hàng sẽ tự chất hàng hóa của mình lên pallet và bao bọc, cố định chắc chắn rồi chuyển tới kho lưu trữ. Hoặc nhiều đơn vị sẽ cho chuyển hàng tới kho trước, sau đó sắp xếp lên các pallet sao cho phù hợp nhất.

Pallet có rất nhiều các kích thước lớn nhỏ, tùy thuộc vào sản phẩm, nhu cầu của doanh nghiệp cần lưu kho hoặc tùy thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho. Có những loại kích thước phổ biến như sau (Dài x Rộng x Cao):

- 100cm x 100cm x 13,5cm

- 110cm x 110cm x 14cm

- 120cm x 100cm x 14cm (Kích thước chuẩn thường được sử dụng)

- 120cm x 90cm x 13,5cm

Ưu điểm của phương thức này hàng hóa gọn gàng, dễ dàng tính phí lưu trữ. Theo đó phí lưu kho sẽ tính theo đơn vị pallet. Bạn lưu bao nhiêu pallet thì sẽ trả phí tương ứng. Hoặc nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ quy đổi pallet thành m2 hay m3. Thêm vào đó, nhờ hàng được cố định trên pallet nên xe nâng cũng dễ dàng bốc dỡ hàng lên xuống.

Tính phí lưu kho theo m3 (dựa vào thể tích)

Thể tích được hiểu là không gian mà hàng hóa chiếm trong kho lưu trữ, tính theo dài x rộng x cao. Và chi phí cho việc lưu kho theo mét khối này được tính bằng tích của tổng khối lượng mét khối hàng hóa với đơn giá trên từng mét khối. Ví dụ bạn lưu trữ một chiếc thùng dài 1 mét, rộng 1 mét, cao 1 mét (sẽ tương đương 1 mét khối), lưu 10 thùng sẽ tốn chi phí cho 10 m3.

Thông thường lưu kho theo m3 thì hàng hóa của bạn sẽ được chất lên các ô kệ tiêu chuẩn. Ví dụ như 5m3, 10m3, 15m3,…. Phương pháp này vừa giúp cho đơn vị lưu trữ tiết kiệm không gian, vừa giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên bộ phận kế toán cần thường xuyên cập nhật không gian phát sinh mỗi tháng.

Để tính phí lưu trữ, bạn chỉ việc lấy số mét khối nhân với đơn giá thuê kho của 1 mét khối.

Tính phí lưu trữ theo m2 (dựa vào diện tích)

Hình thức này phù hợp với những mặt hàng nặng, kích cỡ cao lớn hoặc gồ ghề. Hàng hóa không thể chất lên kệ như đồ nội thất (giường, tủ đồ, bàn ghế…), tủ lạnh, máy móc nặng, kim loại,…

Chi phí thuê kho được tính dựa trên đơn vị mét vuông, và thường sẽ cao hơn phí thuê m3.

- Ưu điểm của thuê kho mét vuông là khách hàng có thể tự do sắp xếp, chất hàng hóa trong không gian mà mình đã thuê với một chiều cao nhất định. Xuất nhập hàng, thay đổi số lượng hàng một cách linh hoạt mà không phải bận tâm quá nhiều về vấn đề chi phí không gian phát sinh, miễn sao hàng hóa sắp xếp gói gọn trong phần diện tích đã thuê.

- Khuyết điểm là bạn có khả năng lãng phí nếu sắp xếp hàng không hợp lý. Vô tình tạo ra các khoảng “không gian chết” không sử dụng.

Lưu kho hàng hóa tự quản

Là hình thức mở rộng của thuê kho theo m2. Khách hàng sẽ được bàn giao một không gian kho riêng hoàn toàn, có vách ngăn, ổ khóa,… Với diện tích từ vài chục đến vài trăm m2 tùy theo từng đơn vị cung cấp.

Với phương thức thuê kho tự quản này, khách hàng tùy ý sắp xếp, bố trí hàng hóa theo mong muốn của mình. Phù hợp với doanh nghiệp lớn muốn chủ động trong việc quản lý và lưu trữ hàng hóa, thường xuyên xuất nhập hàng. Mặt hàng lưu trữ có giá trị hoặc cần tính bảo mật.

Chi phí thuê kho sẽ được thỏa thuận tùy thuộc vào diện tích kho cũng như thời gian thuê kho. Tuy nhiên bạn cần có thêm nhân sự để tự quản lý hàng hóa cũng như thực hiện các thủ tục nhập - xuất - tồn.

Tính phí lưu trữ theo từng thùng hàng

Cách tính phí lưu trữ này khá đơn giản. Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tính giá lưu trữ của một thùng hàng. Sau đó dựa trên tổng số lượng thùng hàng để báo giá sau cùng. Đây là cách tính phổ biến đối với lưu trữ hồ sơ hoặc các kiện hàng được đóng gói cố định, chắc chắn.

Yêu cầu của phương thức này là tất cả hàng hóa lưu trữ của bạn phải có kích thước và khối lượng tương đồng.

Tính chi phí dựa trên số lượng hàng hóa

Các loại sản phẩm hoặc máy móc có kích thước lớn, cồng kềnh… Là đối tượng đặc biệt, khó xác định thể tích và diện tích. Hoặc nếu quy đổi cũng sẽ làm chi phí thuê cao. Do đó để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ sẽ xác định giá thuê tính theo từng đơn vị hàng hóa để tạo điệu kiện thuận lợi cho khách hàng.

Để tìm hiểu rõ hơn về chi phí lưu kho theo thùng hay m2 tại Pivina, bạn có thể liên hệ với chúng tôi bằng cách truy cập website https://pivina.vn/ hoặc liên hệ hotline 1800 0017 để được giải đáp sớm nhất.

Chi phí lưu kho là bao gồm chi phí lưu kho và quản lý kho.

Hàng hóa được lưu tại kho Pivina luôn đảm bảo:

- Kho kín, khu vực không ngập nước, an ninh xã hội.

- Trang thiết bị an toàn khi lưu kho: hệ thống camera, hệ thống thông gió, hệ thống PCCC, kệ sắt, pallet nhựa…

- Bảo vệ trực tiếp 24/24.

- Hàng hóa được hun trùng định kỳ 3 tháng/lần.

- Tất cả hàng hóa lưu kho đều được quản lý xuất/nhập/tồn bằng phần mềm.

Câu trả lời là có, ở Pivina, chúng tôi đầu tư các trang thiết bị hiện đại, khi Quý khách lưu hàng hóa là các loại hàng nặng sẽ sử dụng xe nâng để đảm bảo quá trình làm việc nhanh chóng và hiệu quả .

Xe nâng là một thiết bị được dùng để xếp và dỡ hàng hóa được đóng trong pallet lên và xuống một container cũng như việc dịch chuyển các pallet hàng trong phạm vi ngắn.

Xe nâng đặc trưng sử dụng hai càng nâng chuyển động theo chiều dọc lên và xuống, được điều khiển bởi con người và thậm chí là tự động.

Hẳn nhiều người thắc mắc slip sheets là gì, và hỗ trợ quá trình nâng hàng lên xuống như nào? Hiểu một cách đơn giản, Slip sheet là các tấm mỏng, gấp nếp và thường được làm từ nhựa, giấy hoặc xơ gỗ cứng. Chúng được sử dụng một lần và được dùng thay cho pallet, được chèn giữa các tầng hàng, được xếp chồng lên nhau.

Loại slip sheet bạn yêu cầu phụ thuộc vào điều kiện hàng hóa mà bạn muốn vận chuyển như trọng lượng, kích thước, số lần được xếp dỡ.

Việc sử dụng slip sheet giúp dễ dàng hơn trong việc sử dụng xe nâng. Vì chúng rất mỏng nên có thể tiết kiệm diện tích hơn 30% so với các loại pallet và làm giảm trọng lượng của container hàng vì slip sheet có trọng lượng nhẹ hơn pallet gấp 20 lần. Điểm yếu là chúng không có chắc chắn bằng pallet và tải trọng kém hơn.

Đó là một số thông tin liên quan tới các phương tiện, vật dụng Pivina cung cấp và hỗ trợ quý khách hàng nâng đỡ hàng lên xuống khi sử dụng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ. Dưới đây là một số thông tin tham khảo thêm về cách chọn đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ uy tín tại Tp.HCM

Tìm hiểu xem công ty có được cấp phép hay không?

Hãy tìm hiểu kỹ thông tin của kho mà bạn đang dự tính thuê chỗ để lưu trữ hàng hóa. Một dịch vụ cho thuê kho tốt, đáng tin cậy phải có tên tuổi, mã số thuế, người đại diện pháp luật, trụ sở, thời gian thành lập, địa chỉ… rõ ràng.

Điều này nhằm đảm bảo bạn không chọn nhầm “công ty ma” hoặc trung gian môi giới.

Tham quan kho thực tế

Trăm nghe không bằng mắt thấy. Bất cứ đơn vị lưu kho nào cũng quảng cáo về chất lượng, sự thoáng mát, an toàn,… Nhưng cách duy nhất để xác nhận dịch vụ cho thuê kho tốt chính là tham quan thực tế. Hãy nhìn vào những hàng hóa đang lưu trữ của các khách hàng trước, xem chúng có sắp xếp ngăn nắp, bảo quản có tốt không, bởi đồ đạc của bạn sau này cũng sẽ được đối xử tương tự như vậy.

Xem xét về an ninh, độ an toàn

Một điều quan trọng là bạn cần hỏi về vấn về an toàn tại kho. Kho lưu trữ có được trang bị phòng cháy chữa cháy hay không, số lượng camera nhiều hay ít, hệ thống chiếu sáng có tốt không, có nguy cơ bị ngập không, hệ thống cửa và khóa như thế nào và bảo vệ trực ở đâu?,…Bạn có thể tự quan sát khi tham quan thực tế kho.

Với giá trị của sự tin tưởng bạn trao cho công ty, bạn xứng đáng nhận được dịch vụ an toàn và tốt nhất một cách công khai.

Vị trí kho lưu trữ có thuận tiện không?

Có những kho rất lớn, trang bị đầy đủ mọi thứ, giá tốt, tuy nhiên bạn cũng không nên vội quyết định thuê. Hãy xem xét cẩn thận về vị trí kho và giao thông trong khu vực. Bởi trong hệ thống cơ sở hạ tầng của Việt Nam, có rất nhiều đoạn đường cấm tải, đường 1 chiều, cấm quay đầu, cấm đậu,…sẽ rất bất tiện và mất thời gian khi thuê kho ở những nơi này. Hãy tưởng tượng, bạn cần lấy hàng lúc 5 giờ chiều nhưng đường qua kho lại bị cấm tải từ 4 giờ chiều đến 8 giờ tối? Sẽ vô cùng rắc rối!

Hãy nhớ, thuận tiện chính là yếu tố rất quan trọng khi thuê kho.

Kho lưu trữ có các dịch vụ tiện ích nào không?

Bạn không nên chọn công ty chỉ cho lưu kho mà không có bất kỳ dịch vụ đi kèm nào. Thật không thoải mái khi mỗi lần xuất nhập hàng bạn phải tìm kiếm bốc xếp, thuê thêm xe tải, và phải tự xoay sở tất cả mọi thứ đúng không nào?

Hãy nhớ, nếu bạn thuê kho để máy móc, đồ cồng kềnh và nặng nề, hãy chắc chắn rằng kho có pallet, xe nâng chuyên dụng, xe kéo đẩy,…đầy đủ.

Giá cả đóng vai trò lớn trong quyết định thuê kho. Tuy nhiên, bạn cũng cần xem xét các yếu tố đi kèm. Bởi nhiều nơi cung cấp giá thuê kho thấp, nhưng chi phí cho các dịch vụ phát sinh lại rất cao ví dụ như bốc xếp, đóng gói, quản lý xuất nhập, giao nhận hàng,…

Chính sách bảo hiểm khi xảy ra sự cố

Đồ đạc, hàng hóa lưu kho của bạn chắc hẳn là những thứ quan trọng. Và dịch vụ lưu trữ cũng sẽ cố gắng bảo vệ chúng tốt nhất có thể. Tuy nhiên hãy luôn trong trạng thái cẩn thận, có những sự cố hy hữu mà không ai dự đoán trước được. Bạn hãy hỏi kỹ về trách nhiệm của đơn vị lưu kho trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn hay mất mát hàng hóa xem có thỏa đáng hay không. Những điều này cũng nên được ghi rõ trong hợp đồng.

Ngoài ra, bạn nên hỏi đơn vị lưu kho về thời gian hoạt động và các thủ tục phát sinh của họ như:

Có làm việc thứ 7, chủ nhật và ngoài giờ hành chính không?

Khi xuất hoặc nhập thêm hàng cần làm những thủ tục gì? Có phức tạp không? Có tốn phí không?

Một dịch vụ cho thuê kho tốt sẽ tạo mọi điều kiện thuận tiện nhất cho khách hàng của mình!

Cuối cùng, hãy xem các đánh giá của khách hàng từng sử dụng dịch vụ đánh giá đơn vị cung cấp dịch vụ thuê kho trên facebook, trên website, zalo…

Với tất cả thông tin cần và đủ như trên, Pivina tự tin là đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu uy tín nhất hiện nay. Còn chần chờ gì nữa, nếu đang có nhu cầu thuê hoặc tìm hiểu về dịch vụ, vui lòng truy cập website https://pivina.vn/ hoặc liên hệ hotline 1800 0017 để được giải đáp sớm nhất.